Digital Imaging + Machine Learning + AI + RPA Bots combined to reduce supplier invoices processing

The client is one of the largest independent energy company in Argentina, with participation in the electricity and oil and gas value chain. The company is headquartered in Buenos Aires and has interests in power generation, electricity distribution, gas upstream and downstream. 

Project Overview

The client is going through a process of expansion of its businesses and operations, both through the purchase of new organizations and the improvement of its processes and system components to accompany and support the management and administration of its work model. 

For this, it is in constant research and development of innovative solutions in areas like vendor invoices processing to improve.  

Accounts Payable area has 9 people dedicated to reading and interpreting 6,000 emails per month with attached PDF documentation, which must be uploaded to the SAP system as part of the “Preloading invoices” process. 

Understanding the need, is where in association with Automation Anywhere Argentina, Ataway offers tools and working models that will allow them to carry out their new challenges with technology and intelligence, with COGNITIVE AUTOMATION. 

Initial Project Plan

The project scopes the implementation of RPA and IqBot to automatize the processing of vendors invoices that are received by email or Ariba to the posting in SAP. 

Project duration: 6 months 

Challenges

We face many challenges in this project: 

  • The complexity of the Argentina’s tax system with almost 30 different fields to be read from the invoices and in some cases with 23 possible values and behaviors in some fields. 
  • A lack of a standard email format or process to receive the invoices made us create a pre-classification bot to distinguish between invoices and other documents.  
  • The low quality of the documents to be recognized did not allow get to better success in straight forward processing. 

Solutions

Using Automation Anywhere RPA solution, Ataway team implemented Automation Anywhere IQBot that reads 6000 documents and classifies the legal documents to be processed. Then 50 different bots make the validations and posting into SAP. Another set of bots automatizes and manages the flow of the information and creates reports that are used for operation and maintenance of the process. 

Achievements & Outcome 

Results achieved: 70% of invoices analyzed, and 50% directly posted into SAP without manual intervention. Numbers are expected to increase as a result to the machine learning process of the invoices by the IqBot. 

 

El cliente es una de las compañías energéticas independientes más grandes de Argentina, con participación en la cadena de valor de electricidad, petróleo y gas. La compañía tiene su sede en Buenos Aires y tiene intereses en la generación de energía, distribución de electricidad, gas upstream y downstream. 

Descripción del proyecto

El cliente está pasando por un proceso de expansión de sus negocios y operaciones, tanto a través de la compra de nuevas organizaciones como de la mejora de sus procesos y componentes del sistema para acompañar y apoyar la gestión y administración de su modelo de trabajo. 

Para esto, está en constante investigación y desarrollo de soluciones innovadoras en áreas como el procesamiento de facturas de proveedores para mejorar.

El área de Cuentas a pagar tiene 9 personas dedicadas a leer e interpretar 6,000 correos electrónicos por mes con la documentación PDF adjunta, que debe contabilizarse en el sistema SAP como parte del proceso de “Precarga de facturas”. 

Entendiendo la necesidad, es donde, en asociación con Automation Anywhere Argentina, Ataway ofrece herramientas y modelos de trabajo que les permitirán llevar a cabo sus nuevos desafíos con tecnología e inteligencia, con AUTOMATIZACIÓN COGNITIVA. 

Plan inicial del proyecto

El proyecto abarca la implementación de RPA e IqBot para automatizar el procesamiento de las facturas de los proveedores que se reciben por correo electrónico o Ariba a la contabilización en SAP. 

Duración del proyecto: 6 meses.

Desafíos 

Enfrentamos muchos desafíos en este proyecto: 

  • La complejidad del sistema tributario argentino con casi 30 campos diferentes para leer de las facturas y, en algunos campos, con 23 posibles valores y comportamientos.
  • La falta de un formato o proceso de correo electrónico estándar para recibir las facturas nos hizo crear un bot de clasificación previa para distinguir entre facturas y otros documentos.  
  • La baja calidad de los documentos a reconocer no permitió obtener un mayor éxito en el procesamiento directo. 

Soluciones 

Usando la solución RPA de Automation Anywhere, el equipo de Ataway implementó Automation Anywhere IQBot que lee 6000 documentos y clasifica los documentos legales para ser procesados. Luego 50 bots diferentes realizan las validaciones y la contabilización en SAP. Otro conjunto de bots automatiza y gestiona el flujo de la información y crea informes que se utilizan para la operación y el mantenimiento del proceso.

Logros y resultados 

Resultados obtenidos: 70% de las facturas analizadas y 50% directamente contabilizadas en SAP sin intervención manual. Se espera que los números aumenten como resultado del proceso de aprendizaje automático de las facturas por parte de IqBot.